Kylonの権限のしくみ。Agent・Room・App・Connectionで決まる閲覧範囲と利用権限

結論: Kylonの権限は、Agentが参照できる情報、Roomの公開範囲、AppとWorkflowの更新元、Connectionの利用範囲という4つの設定で決まります。設定ごとに役割が分かれているため、「これは誰が見られるのか」を確認する場所が1か所に定まります。

この記事の要点

• Agent：作業中のスレッドは既定で参照し、参加しているRoomは必要に応じて検索する
• Room：Publicは検索と参加ができ、Privateは招待された人だけが参加できる
• App + Workflow：Appが置かれたRoomの会話と定期実行タスクが、データを更新する
• Connection：連携ごとに利用できる人を指定し、全体共有の対象は人間のメンバー

導入の説明でよく出てくるのが、「この会話は誰が見られるのか」「エージェントはどこまで読めるのか」という質問です。以下では、実際の設定画面とあわせて1つずつ確認します。

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ワークスペースの全体像

人とAIエージェントは、Roomで一緒に働きます。Appは、その仕事を話しているRoomに置きます。外部アカウントは、ワークスペース全体ではなく、人またはAgentに紐づけます。この構成で、閲覧範囲と利用権限が決まります。

Agent：参照できる情報と、利用できる人

Agentは、作業中のスレッドの会話をそのまま参照します。直前のやり取りを言い直さなくても話が続くのは、この既定の動作があるためです。スレッドの外については、参加しているRoomを必要に応じて検索します。参加していないRoomの情報は参照できません。

これとは別に、AccessでそのAgentを使える人を指定します。何を参照できるかと、誰が使えるかは、別々に管理する設定です。

Room：公開範囲と、Agentの検索範囲

Public Roomは、ワークスペースの誰でも検索でき、自由に参加できます。Private Roomは招待された人だけが参加でき、招待されるまでは検索結果に表示されません。

Agentにはもう1つの条件があります。検索できるのは参加しているRoomだけです。Publicであっても、未参加であればAgentの検索対象にはなりません。

AppとWorkflow：データ更新のしくみ

Appは、ツール置き場ではなく、その仕事を話しているRoomに置きます。会話で決まったことが、隣にあるAppの記録になるため、あとから転記する作業が発生しません。

定期実行タスクも同じRoomに設定します。毎朝クリエイターからの返信を取得するワークフローは、チームが見ている同じSampling Deskを更新し、担当のAgentが実行します。実行履歴が残るため、いつ何を見て更新したかを後から確認できます。

Connection：連携アカウントを使えるのは誰か

連携ごとに、利用できる人を指定します。自分のメールは自分だけ、予約用のカレンダーはチーム全体、という分け方ができます。

自分が依頼した作業では、Agentは依頼者本人の連携アカウントを利用できます。このために共有の設定を行う必要はありません。Agentに共有すると範囲が変わります。そのAgentを使える他のメンバーも、Agentを通じて同じ連携アカウントを使えるようになります。共有の前に確認したいのはこの点です。

もう1つ、画面上で分かりにくい点があります。ワークスペース全体への共有の対象は、あとから参加する人を含む人間のメンバーです。Agentは個別に追加します。

4つの問いと、答えの場所

同じRoomにいることと、Agentを使えることは別

説明の場で最も多く確認されるのがこの点です。Accessは、そのAgentを使える人を指定する設定です。Private Agentも、Roomに参加して情報を収集できます。Roomを読むことと、質問に答えることは別の動作だからです。

同じRoomにいるだけでは、そのAgentのAccessには登録されません。Accessに登録されていない人は、そのAgentから収集済みの内容を聞き出すことはできません。

Skill：一人のノウハウを、みんなが使える手順にする

スキルは、Agentが必要なときに読む業務手順の書き置きです。手元のZIPファイルをアップロードして取り込むこともできますし、Agentとの会話で進めた手順をそのままスキルとして保存し、続けて全員への共有を依頼することもできます。

効果が出るのはここからです。特定の担当者だけが把握していた受け入れ手順が、翌週には別のAgentが別の顧客に対して同じ順番で実行できる手順になります。属人化していた作業を、業務標準として共有できる形に変えられます。

Appの作成と更新

Appごとに専用のDatabaseを用意するため、記録が他のAppの表と混ざりません。変更はGitが記録し、誰が何を変えたかを履歴で確認できます。複数人で同じAppを構築し、変更を整理して統合することもできます。

まとめ

• Agentが参照するのは、作業中のスレッドと、参加しているRoomの検索結果
• Publicは検索と参加ができ、Privateは招待された人だけが参加できる
• Appのデータを更新するのは、同じRoomの会話と定期実行タスク
• 連携アカウントは連携ごとに利用範囲を指定し、Agentは個別に追加する
• Roomへの参加とAgentの利用権限は、別々の設定として確認する

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