フロアごとの申し送り、家族対応、施設運営の確認事項を整理したいチーム。
USE CASE ・ 介護申し送りと連絡を
申し送りと連絡を
チームで整える。
家族や関係機関からの連絡、勤務帯をまたぐ申し送り。
Kylonは、背景と次の対応を同じ場所に残し、チームの確認を支えます。
こんなチームへ
訪問予定の変更や関係機関からの照会を、役割ごとに共有したいチーム。
拠点で生まれた対応事例や手順を、法人内で参照できるようにしたいチーム。
01
採用だけでは埋めにくい、確認と引き継ぎの仕事。
厚生労働省の都道府県推計によると2026年度に必要な介護職員は約240万人です。2040年度には約272万人が必要と見込まれています。限られた人員でケアの質を支えるために専門的な判断に集中しやすい情報の流れをチームで整える視点が欠かせません。
厚生労働省「第9期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」を参照連絡が散らばるほど、現場の確認は増えていく。
人手が限られる現場では、ケアの合間にメール、口頭の申し送り、共有資料を確認する場面が重なります。課題は連絡の量だけではありません。担当、期限、判断の背景が別々の場所に残ることで、次の人が状況を確認するまでに時間がかかります。
課題 01
家族や関係機関からの連絡
面会の相談、予定変更、照会がメールや電話で届きます。内容を現場に伝えた後、誰が返信するか、確認が済んだかを別途追いかける必要があります。
現在の進め方受信箱、口頭、個人チャットを行き来して確認する
Kylonでの進め方許可された連絡をチャンネルに整理し、確認先と期限をチームで共有する
課題 02
勤務帯をまたぐ申し送り
注意事項が口頭で渡り、同じ確認が何度も発生しやすくなります。勤務帯や拠点が変わると、対応の背景を知る職員を探す場面も生まれます。
現在の進め方その場の会話や連絡帳を確認して、必要な情報を探す
Kylonでの進め方申し送りと参照先を役割ごとのチャンネルに残し、次の担当が確認する
課題 03
よくある照会への対応
同じような面会相談や施設運営の確認でも、対応方法が担当者ごとに残りがちです。新人職員や別拠点の担当者は、まず過去の経緯を探すことから始めます。
現在の進め方詳しい担当者に聞き、過去のメールや資料を探す
Kylonでの進め方対応メモと手順を共有し、確認後に担当者が判断する
現場の連絡を、確認できる三つの流れへ。
KylonはチャンネルとAIエージェントを業務知識や外部サービスの接続とあわせて扱うチームのワークスペースです。介護記録ソフトや請求システムは置き換えません。その前後で起きる連絡や確認、下書き、引き継ぎの流れを整えます。
受信箱の連絡を
対応順に整理する
家族や関係機関からの連絡をメールからチャンネルへ集めます。確認先と期限を整理して、返信前に職員が内容を確認します。
ご家族からの面会相談現場確認が必要担当: 相談員
申し送りを
次の勤務帯へつなぐ
口頭やメール、チーム内チャットの注意事項をチャンネルへ残します。担当者が変わっても、対応の経緯と次に確認する項目をたどれます。
明日 09:30まで面会予定を確認背景と参照先をチームで共有
事例と手順を
チームで共有する
よくある照会や対応手順をメモリと共有資料に残します。新人職員や別拠点の担当者も、過去の対応を確認してから動けます。
対応メモ面会日時の変更依頼確認手順・返信時の注意点
メール一通から、現場で動ける状態をつくる。
連絡を転送するだけで終わらせません。確認する人と期限、次の対応をチームで追える形にします。判断や正式な送信は役割を持つ職員が行います。
- 1受け取る
許可されたメールやチャンネルの連絡を対象にします。
- 2整理する
内容、確認先、期限、参照すべき資料をまとめます。
- 3担当を決める
相談員、フロア責任者、事務担当などの役割を明確にします。
- 4現場で確認する
既存の記録や予定表を確認し、必要な判断を行います。
- 5結果を残す
対応内容を共有し、次回の確認に使える状態にします。
日々の連絡と対応状況を、同じ画面で確認する。
チャンネルの会話と担当エージェントが整理した確認事項、対応ボードを同じ画面に並べます。確認が止まっている場所をチームで見ます。
kylon.io
# 家族連絡・申し送り
相談員
ご家族から来週の面会日について相談がありました。現場の予定確認をお願いします。
連絡整理担当 Agent
確認事項を整理しました。面会枠、利用者様の予定、返信候補の3点です。
フロア責任者
火曜午後なら調整可能です。記録を確認して返信案をお願いします。
連絡整理担当 Agent
返信案と、次回に参照する対応メモを作成しました。送信前に内容をご確認ください。
対応ボード
正式な記録、ケアに関する判断、外部への送信は、職員が確認して行う運用を前提とします。
今ある仕組みの周辺から、始められます。
メール、共有資料、社内チャットを必要な範囲で接続します。扱う情報とアクセス、送信の権限は、法人の規程と現在の運用に合わせて設計します。
Kylonは、介護記録ソフト、介護保険請求システム、緊急通報サービス、または専門職によるケア判断を置き換えるものではありません。連携範囲と利用できるデータは、接続先のサービス、契約内容、法人の情報管理ルールを確認して決めます。
よくある質問
介護記録ソフトを入れ替える必要がありますか。
必要ありません。Kylonは、既存の記録ソフトの前後で起きるメール確認、依頼、申し送り、資料の整理から始められます。実際の連携範囲は、現在お使いの仕組みと運用を確認して決めます。
個人情報を含む業務にも使えますか。
扱う情報の種類、保存場所、アクセス権限、外部連携の範囲を、法人の規程に沿って設計する必要があります。まずは個人を特定しない施設運営や研修の連絡から始める方法もあります。
最初に選ぶべき業務は何ですか。
複数人が関わり、確認待ちや引き継ぎが起こりやすい業務を一つ選びます。家族からのメール対応、シフト変更の連絡、事業所間の確認依頼などが候補です。
まずは、一つの確認業務から整える。
対象業務を一つ選び、情報が届く順番と引き継ぎの形を現場に合わせて設計します。
介護現場の運用を相談する