--- title: "予約メールの確認漏れを減らす｜Kylon" description: "ホテル・旅館に届く予約メールを整理し、未確認の案件を見つけやすくします。宿泊日・人数・客室希望をそろえ、返信や空室確認を進める前の確認負担を減らせます。" url: "https://kylon.io/ja/use-cases/hotel" language: "ja" --- Use Case ・ 宿泊（ホテル・旅館） # 予約メールの確認漏れを、 _減らしていく_。 接客やチェックイン対応が重なる時間帯は、予約メールをすぐ確認できないことがあります。宿泊日、人数、客室希望、問い合わせ内容を整理し、担当者が次に確認する案件を見つけやすくします。 [無料相談を予約する](https://cal.com/forms/5bd983bd-70e5-4afa-afd7-098b78cde6c3) [導入シナリオを見る](https://kylon.io/ja/use-cases/hotel#scenarios) こんな課題を抱えている方へ ホテル・旅館 予約メールの確認が後回しになり、対応順を判断しにくい 小規模宿泊施設 正社員不足でレベニュー管理に手が回らない インバウンド対応が必要な施設 多言語の問い合わせに対応しきれていない 01 ・ 価格の考え方 ## 今の外注費と、_比べてみてください_。 コスト比較 #### 今、同じ仕事を外に出すと 運営代行 売上総利益の10〜30% / OTA手数料 15〜20% - 運営代行（売上総利益の10〜30%） - OTA手数料（15〜20%） #### Kylon を導入すると 事務1名分の年額固定・人数無制限 - 件数もユーザー数も数えません - 設定・マニュアル・研修まで込みでお渡しします 02 ・ Before / After ## 3つのシナリオで、_何が変わるか_。 01 ### 予約メールの確認漏れを減らす 接客やチェックイン対応が重なる時間帯は、予約メールをすぐ確認できないことがあります。宿泊日、人数、客室希望、問い合わせ内容がメールごとに分かれると、次に確認する案件を判断しにくくなります。 ![フロントで接客中、予約メールの受信箱が表示された画面](https://kylon.io/assets/photo-hotel-reservation-email.jpg) フロント対応中に、予約メールが受信箱へ届く。 今（人がやっている） 業務の流れ手作業 予約メールを確認待ち手作業 宿泊日と人数を読み取る手作業 空室状況を別画面で確認手作業 確認事項を担当者へ送る手作業 予約メールを受信未確認メールが残る内容を読み取る担当者へ確認 予約メールごとに内容を読み取り、空室や料金の確認先を探す作業が、接客の合間に積み重なります。 導入後 #予約対応 / 業務デスク確認中心 予約メールを集約整備済み 宿泊日・人数を整理整備済み 空室確認の依頼をまとめる整備済み 判断が必要な案件を通知整備済み 予約メールを受信情報を整理空室と料金を確認担当者が判断 メールから必要な情報をまとめ、空室・料金の確認と担当者の判断へ進む流れを設計します。 予約メールを一覧で確認 未確認メールの状況 必要情報をそろえる 宿泊日・人数・客室希望 確認事項を担当者へ共有 引き継ぎ状況 ※ 画面と業務フローは想定例です。導入前に既存の予約運用、権限、確認者を整理します。 02 ### 予約変更・延泊・部屋替えの内容を整理する メールを見てPMSを開き手で修正し、返信文を書く。1件平均8分。チェックイン前後の集中時間帯に対応しきれません。 ![フロントでPMSを操作するスタッフ](https://kylon.io/assets/photo-hotel-s2.jpg) 予約変更のメールを見て、PMSを手で修正し、多言語の返信文を書く。1件8分。 今（人がやっている） 業務の流れ手作業 メール内容を読み取る手作業 PMSを手で修正手作業 返信文を作成手作業 処理漏れを確認手作業 変更依頼メールPMSを開く手で内容を修正返信文を作成 メールを見てPMSを開き手で修正し、返信文を書く。1件平均8分。チェックイン前後の集中時間帯に対応しきれません。 導入後 #予約対応 / 業務デスク確認中心 変更内容を整理整備済み 反映候補を提示整備済み 承認後に更新整備済み 返信文を同時作成整備済み 変更依頼を受信内容を確認PMSへ反映多言語で返信 依頼文から変更内容を整理し、担当者の確認後にPMS反映と返信へ進める 変更内容を整理して確認へ 変更処理にかかる時間 確認項目をそろえる 入力の確認負担 返信文の下書きを用意 返信の初動 ※ 画面と業務フローは想定例です。導入前に既存の予約運用、権限、確認者を整理します。 03 ### 競合価格を見て最適価格を設定する 競合価格や稼働状況を手で確認し、料金判断に必要な情報が分散していると、確認の頻度が下がりがちです。 ![料金表を確認するフロントスタッフ](https://kylon.io/assets/photo-hotel-s3.jpg) 週1回の競合価格チェック。勘で料金を動かすしかない現状。 今（人がやっている） 業務の流れ手作業 競合サイトを手で巡回手作業 料金を表へ転記手作業 稼働を見ながら判断手作業 週1回だけ更新手作業 週1回サイト巡回価格をメモ稼働を確認勘で料金設定 競合価格や稼働状況を手で確認し、料金判断に必要な情報が分散していると、確認の頻度が下がりがちです。 導入後 #予約対応 / 業務デスク確認中心 競合価格を毎日収集整備済み 稼働と予約状況を照合整備済み 推奨料金を提示整備済み 承認内容を反映整備済み 競合料金を確認稼働を集計推奨料金を確認承認して反映 毎日の競合価格と稼働から推奨料金、承認したら反映 料金判断に必要な情報を集約 確認頻度 確認頻度を設計 料金判断の根拠 承認前の確認を残す 売り止めと値付けの見落とし ※ 画面と業務フローは想定例です。導入前に既存の予約運用、権限、確認者を整理します。 導入前に確認すること ## 任せる作業と、_担当者が確認する作業_を分けます。 運用設計の範囲 #### Kylonで整理する作業 情報の整理、下書き、一次案内、進捗確認 - 資料や受信内容を整理する - 必要事項を確認するための下書きを用意する - 担当者へ引き継ぐ情報をまとめる #### 担当者が確認する作業 金額、契約、例外対応、最終判断 - 実際の権限、既存システム、確認者を事前に整理する - 運用開始前にテスト結果と引き継ぎ条件を確認する - 最終判断は御社の担当者が行う 03 ・ 導入の流れ ## 現在の予約運用を確認し、_段階的に設計します。_ 1 #### 無料相談 予約受付とPMSの運用を確認します。 2 #### 初期設定 客室、料金、回答方針を登録します。 3 #### テスト運用 実際の問い合わせで応答内容を確認します。 4 #### 本番稼働 予約メールの整理と担当者への共有を始めます。 5 #### 継続改善 繁忙期や季節料金に合わせて整えます。 04 ・ 実際の画面 ## 業務がどう変わるか、_画面で見る_。 ※ 画面はイメージです。実際の UI・データは環境により異なります。 05 ・ FAQ ## よくあるご質問 #### 予約メールはどのように整理されますか？ メールから宿泊日、人数、客室希望、確認事項をまとめ、担当者が確認する順番を整えます。金額や空室の最終判断は、施設側の運用に合わせます。 #### 外国語の予約メールも整理できますか？ 利用する言語と確認項目に合わせて、メール内容を整理し、担当者へ共有する流れを設計します。 #### 既存のPMSと合わせて使えますか？ 現在の予約管理の流れを確認し、連携方法または確認手順を導入時に設計します。 #### 料金の変更は誰が決めますか？ 推奨料金を確認したうえで、施設側が承認して反映する運用にできます。 #### 予約情報の扱いは安全ですか？ 権限に応じて閲覧範囲を分け、必要な情報だけを業務ごとに扱う設計です。 06 ・ More Use Cases ## ほかの業種のユースケース [ Construction ### 原状回復 立会当日に見積を返す体制で、受注率が変わる。 ](https://kylon.io/ja/use-cases/genjo-kaifuku)[ Travel ### 旅行・インバウンド手配 英文オーダーから手配書と見積を同時に起こす。 ](https://kylon.io/ja/use-cases/inbound-tehai)[ Real Estate ### 不動産 反響対応と掲載更新の取りこぼしをなくす。 ](https://kylon.io/ja/use-cases/realestate) ## 予約メールの確認漏れを減らし、 _お客様への返信を進めやすく_。 予約メール、予約変更、料金確認の情報を同じ場所に整理します。スタッフは内容を確認し、目の前のお客様への対応を進められます。 [無料相談を予約する](https://cal.com/forms/5bd983bd-70e5-4afa-afd7-098b78cde6c3) [ユースケース一覧](https://kylon.io/ja/use-cases)